FAQ Posta Elettronica

Leggi in questa sezione e trova le soluzioni alle domande piu frequenti che ci vengono rivolte e risolvi subito! Se non trovi una risposta pertinente al tuo quesito vai alla fine della pagina e apri una richiesta specifica

D: Come si configura la casella di posta su Outlook?

R: Scegliere File > Aggiungi account, digitare l'indirizzo di posta elettronica nell'apposito campo, scegliere Connetti, digitare la password di posta elettronica e scegliere Accedi. Deselezionare la casella di controllo Consenti all'organizzazione di gestire il dispositivo, scegliere Solo questa APP, scegliere Fine.

D: Come si configura la casella condivisa su Outlook?

R: Outlook collega automaticamente tutte le caselle condivise autorizzate all'utente configurato.

D: Come si accede via web alla casella di posta?

R: Accedere al sito https://portal.office.com e inserire le proprie credenziali per accedere a tutti i servizi disponibili.

D: Come si accede via web alla casella di posta condivisa?

R: Accedere al sito https://portal.office.com e inserire le proprie credenziali per accedere a tutti i servizi disponibili. Cliccare sul simbolo del proprio account in alto a destra e cliccare su "APRI UN'ALTRA CASSETTA POSTALE". Digitare quindi la casella da consultare in base ai propri diritti di accesso. Si aprirà una nuova scheda nel browser con i dati della casella condivisa.

D: Come si configura la mail sul cellulare?

R: Per IPHONE Clicca qui
R: Per Android Clicca qui

D: Come si configrua la mail Condivisa sul cellulare?

R: Le caselle condivise non hanno una propria password e sul cellulare richiedono una configurazione manuale in modalità IMAP con i seguenti parametri di esempo:

  • EMAIL: indicare l'indirizzo della casella condivisa ad esempio: info@azienda.it
  • SERVER POSTA IN ARRIVO: outlook.office365.com
  • NOME UTENTE: indicare l'indirizzo di posta di un account che abbia l'abilitazione di accesso alla mail condivisa + la / e in nome della casella condivisa. Ad esempio:
    • mario.rossi@azienda.it ha l'accesso alla casella info@azienda.it  l'username sarà: mario.rossi@azienda.it/info@azienda.it
  • PASSWORD: indicare la password dell'utente. Ad esempio: indicare la password di Mario Rossi (la stessa della sua casella mario.rossi@azienda.it)
  • SERVER POSTA IN USCITA: smtp.office365.com
  • NOME UTENTE: indicare ad esempio: mario.rossi@azienda.it
  • PASSWORD: indicare la password dell'utente. Ad esempio: indicare la password di Mario Rossi (la stessa della sua casella mario.rossi@azienda.it)
  • Da cellulare non è possibile gestire il calendario e la rubrica della casella condivisa, se non accedendo tramite il browser del dispositivo.

D: Come posso aumentare la sicurezza della casella di posta?

R: Le caselle di posta sono operative su un server in cloud ridondato a livello internazione, quindi si escludono problematiche di tipo Hardware. Le caselle possono comunque essere coperte da un sistema di protezione avanzato opzionale acquistando la licenza apposita. Inoltre si consiglia di cambiare saltuariamente le password di accesso con password complesse o fare attivare il servizio di doppia autenticazione che invierà all'utente un messaggio push o sms al numero di cellulare indicato in fase di attivazione.

D: Come si cambia la password della casella di posta?

R: Entrando sul sito: https://portal.office.com cliccando in alto a destra sul logo del proprio account, poi cliccando su IL MIO ACCOUNT ci sono tutte le impostazioni di sicurezza impostabili in autonomia, compresi eventuali numero di telefono per il recupero della password in caso di smarrimento. Qui si trova anche l'opzione per cambiare la password del proprio account di posta. Una volta effettuato il cambio, al successivo accesso via Outlook o telefonino si dovrà digitare la nuova password. Si ricorda che ai sensi del GDPR il cambio password è obbligatorio almeno ogni 6 mesi.

D: Come si imposta la rubrica principale?

R: La rubrica principale che viene visualizzata è quella contenente tutti i contatti del proprio dominio. Se invece si vuole impostare la rubrica personale seguire i seguenti passaggi:

  1. Cliccare icona contatti in basso a destra
  2. Cliccare su Rubrica in alto a destra
  3. Selezionare: Strumenti, Opzioni
  4. Impostare la videata in questo modo e confermare con ok
  5. Ora quando si preme il tasto A: in fase di nuovo messaggio verrà proposta la rubrica personale
  6. La compilazione automatica degli indirizzi verrà automaticamente generata dal pc nel giro di qualche settimana. Si consiglia di memorizzare sempre i contatti in outlook in quanto la compilazione automatica viene persa quando si cambia il pc o la configurazione delle caselle.

D: Come si gestisce la posta indesiderata?

R: È buona norma controllare periodicamente se tra i messaggi nella cartella Posta indesiderata ve ne sono di legittimi che sono stati erroneamente considerati posta indesiderata. Se si trovano messaggi legittimi, è possibile trascinarli nella cartella Posta in arrivo o in qualsiasi altra cartella. È anche possibile contrassegnare un elemento come attendibile eseguendo le operazioni seguenti:

Si può segnalare che il mittente è attendibile, oppure di non bloccarlo mai, di non bloccare il dominio. Viceversa si può bloccare un mittente che non finisce automaticamente nella posta indesiderata.

D: Come si fanno le sottocartelle?

R: Premendo con il tasto destro del mouse sulla cartella "Posta in arrivo" e cliccando "NUOVA CARTELLA" si può creare una sottocartella ed usarla per spostare manualmente dei messaggi di posta oppure automaticamente con delle regole

D: Come si fanno le regole di smistamento automatico?

R: Si possono fare varie regole. Le più utilizzate sono quelle per mittente o per testo presente nell'oggetto. Si possono creare velocemente delle regole di base facendo click con il tasto destro sul messaggio che si vuole sottoporre alle regole, il sistema proporrà automaticamente la scelta migliore. Per approfondire clicca qui

D: Come si imposta la firma in automatico?

R: Selezionare: File, Opzioni, Posta, Firme. Qui si possono aggiungere una o più firme e associarli all'account di posta desidarato. Si può anche decidere quale firma avere per i nuovi messaggi o per le risposte. Quando si inviano nuovi messaggi la firma sarà automaticamente inserita. Per approfondire clicca qui

D: Come si attiva la risposta automatica (Fuori Sede)?

R: Selezionare: File, Risposte Automatiche. Indicare la data di inizio e fine segnalazione e inserire il testo del messaggio da inviare. I messaggi possono essere diversificati tra utenti dello stesso dominio di posta o mittenti esterni. Per  ulteriori informazioni clicca qui

D: Come si attiva la conferma di lettura e di recapito?

R: Selezionare: File, Opzioni, Posta, scorrere la pagina fino a verifica e abilitare le opzioni di conferma recapito e di lettura. Da qui si può anche scegliere se inviare automaticamente la propria conferma di lettura nel caso venga richiesta dal mittente.

D: Come si fa pulizia della casella di posta?

R: Le caselle di posta sono molto capienti 50GB. Si consiglia di svuotare il cestino (tasto dx, svuota cestino) ed eliminare tutta la posta indesiderata con regolarità (Tasto dx, svuota cartella). Inoltre è possibile creare un archivio locale in cui spostare i messaggi obsoleti in modo da liberare spazio. Per  sapere come creare un archivio locale clicca qui . Una volta creato l'archivio locale, si possono creare cartelle e sottocartelle e usarle per trascinarci dentro i messaggi più vecchi o meno importanti.

D: Come si vedono i messaggi vecchi storicizzati in automatico?

R: L'account di posta può essere configurato per visualizzare solo un intervallo di tempo limitato oppure per visualizzare tutto l'archivio cloud in replica sul proprio pc. Per verificare questa impostazione andare nel menù File - Impostazioni account e fare doppio click sul proprio indirizzo di posta. Poi spostare l'indicatore selezionando il periodo di sincronizzazione desiderato.

D: Come si esegue il backup della posta?

Per procedere all’esecuzione del backup delle caselle di posta elettronica occorre eseguire la seguente procedura manualmente per ogni indirizzo email desiderato:

  • Nella parte superiore della barra multifunzione di Outlook scegliere la scheda File.

  • Scegliere Apri ed esporta > Importa/Esporta.

  • Scegliere Esporta in un file.

  • Fare clic su File di dati di Outlook (pst) e quindi su Avanti.
  • Selezionare il nome dell'account di posta elettronica da esportare, come illustrato nella figura seguente. È possibile esportare le informazioni di un solo account alla volta.
    Accertarsi che la casella di controllo Includi sottocartelle sia selezionata. In questo modo verranno esportati tutti i contenuti dell'account: calendario, contatti e posta in arrivo. Scegliere Avanti.

  • Fare clic su Sfoglia per selezionare la posizione in cui salvare il File di dati di Outlook (.pst). Digitare un nome file, quindi fare clic su OK per continuare.
    Nota : Se l'esportazione è già stata usata, verranno visualizzati il nome del file e il percorso della cartella precedenti. Si può digitare un nome file diverso prima di fare clic su OK.
  • Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (.pst) esistente, in Opzioni specificare come procedere per l'esportazione di elementi già esistenti nel file, se vanno sovrascritti o ignorati.
  • Fare clic su FINE
  • Outlook avvia l'esportazione immediatamente, a meno che non venga creato un nuovo File di dati di Outlook (.pst) o non venga usato un file protetto da password.
    • Se si crea un nuovo File di dati di Outlook (.pst), è possibile impostare una password facoltativa per proteggerlo. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Crea file di dati di Outlook, digitare la password nelle caselle Password e Verifica password e quindi fare clic su OK. Nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook digitare la password e quindi fare clic su OK.
    • Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (.pst) esistente protetto da password, nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook digitare la password e quindi fare clic su OK.
  • Un volta esportati in un file PST, i dati di Outlook possono essere salvati in una cartella locale o in una cartella che poi verrà copiata in cloud

D: Come si apre l'archivio locale/storico/backup di posta?

R: Gli archivi locali sono file con estensione .PST Questi File sono solitamente presenti nella cartella DocumentiFile di Outlook. Essi possono contenere archivi di posta storici o backup. Per poterli visionare in Outlook selezionare File, Apri ed Esporta, Apri file di Outlook. Scegliere quindi il file da aprire e confermare. Il file verrà sempre riaperto automaticamente ad ogni avvio di outlook.
Questi dati posso anche essere importati nella casella di posta in modo da essere consultabili da ogni dispositivo e da Cloud. Per importali, una volta aperto l'archivio locale, è sufficente trascinare le cartelle o le singole email desiderate nella cartella posta in arrivo o in qualsiasi altra cartella desiderata.
Per chiudere l'archivio locale bisogna premere con il tasto destro del mouse sul primo elemento della struttura e selezionare chiudi.

D: Quanto spazio sto occupando della casella?

R: Le caselle gestite su Microsoft hanno uno spazio web a disposizione di 50GB. Da Outlook, cliccando su FILE posso visionare lo stato di utilizzo del servizio:

Cliccando su "Strumenti di pulizia" si può liberare spazio o archiviare localmente i dati antecedenti ad una certa data.

 

 

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