Packing list: cos'è e come si gestisce?

Packing list e spedizione

Avete sentito mai parlare della packing list? Ma cos’è? In questo articolo vi faremo conoscere questo strumento tanto semplice quanto efficace.

Tutti noi almeno una volta nella vita abbiamo ordinato da internet e aspettato intrepidi alla finestra che arrivasse il corriere o abbiamo spedito qualcosa tramite spedizioniere. Si pensi ai famosi - pacchi da giù – che i genitori del sud mandano ai figli che studiano al nord, o che si sono trasferiti con la famiglia per lavoro.

Aprire un pacco del genere è come sentirsi a casa.

Predisporre tutto per la partenza non è semplice, i corrieri non dovranno trasportare un unico collo ma ogni giorno i colli che si sposteranno da una parte all’altra saranno diversi. Inevitabilmente quello che serve è tanta organizzazione. Esistono degli operatori preposti alla lavorazione, però, di una sola distinta dei colli per volta.

Prima che la spedizione parta sono necessari determinati preparativi come ad esempio la compilazione della packing list o anche detta distinta dei colli.

La packing list ( che ha sostituito quella che un tempo era la bolla di accompagnamento ) non è un documento ufficiale, quindi qui in Italia non è richiesto e non è obbligatorio per legge, ma lo diventa per le spedizioni extra europee.

Nella lista viene indicato tutto quanto inerente ai colli: ossia il numero dei colli, le dimensioni di ogni collo, tutte le informazioni utili alla spedizione, viene indicato il peso al netto e al lordo di ogni collo. La packing list deve contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al corriere, o a chi dovesse fare dei controlli, di riconoscere esternamente ogni collo e la merce che ogni collo contiene.

Utilità

La documentazione di cui è composta la packing list è molto rilevante sia in termini assicurativi che in termini doganali. Per quanto riguarda l’aspetto assicurativo, avendo redatto come si deve una distinta dei colli essa servirà per valutare l’entità del danno che si è subito o l’eventuale ammanco di un singolo collo o più colli, soprattutto in termini di peso dei colli e del loro numero; per quanto concerne l’aspetto doganale, la packing list servirà per eventuali controlli alla dogana ( customs in inglese ), sia in fase di importazione sia in fase d’esportazione.

Funzioni

La packing list deve giustificare lo spostamento di un bene da chi lo cede al cessionario tramite il cambiamento di sede dello stesso bene, così come avviene privatamente dal mittente o dal destinatario. Per garantire lo spostamento sono necessari timbro e firma di chi esporta i colli e magari anche che venga rilasciata una fattura proforma.

Packing list fotografica

Altro ausilio a maggior garanzia della distinta dei colli che è cartacea, è la packing list fotografica: è molto utile avere delle foto e quindi delle immagini della merce che si trasporta per procedere ad una migliore identificazione di ogni singolo bene. Così ad ogni articolo verrà associato un barcode che con l’apposito lettore individuerà l’immagine di ogni singola merce. Così avviene l’etichettatura. L’etichetta ci dà informazioni principali e necessarie su quel determinato prodotto, ce lo descrive.

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La funzionalità, complementare a quello delle vendite, è dedicato alle aziende che operano nell’ambito della produzione e commercio di beni. In particolar modo è rivolto a quelle che operano con l’estero, per le quali il packing list assume un’importanza fondamentale. E’ sempre da questo modulo che si gestisce l’assortimento, tramite la configurazione dell’apposita causale.

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